Các yếu tố logistics bao gồm các hoạt động hay các nguồn lực đại diện cho đầu vào của hệ thống logistics. Như đã phân tích ở trên, các yếu tố logistics, khi được liên kết trong một thể thống nhất và hài hoà thì sẽ hỗ trợ cho các mục tiêu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể tồn tại bằng cách tự cung tự cấp. Mô hình doanh nghiệp được định hình và điều tiết bởi luật lệ và quy định do hệ thống chính trị xây dựng nên. Còn sản phẩm, giá sản phẩm và thị trường bán hàng của doanh nghiệp lại chịu ảnh hưởng của hệ thống công nghiệp đặc thù nơi doanh nghiệp hoạt động. Việc cung cấp nguyên vật liệu và phân phối thành phẩm chịu sự kiểm soát của hệ thống vận tải. Việc xây dựng nhà xưởng mới và tăng vốn chịu tác động của hệ thống tài chính. Nhà quản trị logistics phải nhận thức được những mối quan hệ này và hành động sao cho những tác động thực tế cũng như tiềm năng của mỗi yếu tố logistics không bị phủ nhận lẫn nhau. Ở phần trên, chúng ta đã được biết đến các yếu tố logistics như vận tải, kho bãi, phụ tùng thay thế, nhân lực và đào tạo nhân lực, tài liệu, thiết bị kiểm tra và hỗ trợ, nhà xưởng và trong phần này, chúng ta sẽ tập trung đi sâu nghiên cứu các yếu tố chủ yếu của logistics. Yêu cầu cần phải có yếu tố logistics này xuất phát từ xu hướng chuyên môn hoá. Khi một doanh nghiệp thu hẹp phạm vi hoạt động của mình vào một hay một nhóm các sản phẩm có liên quan thì doanh nghiệp đó ngày càng phụ thuộc vào môi trường bên ngoài. Mỗi thành viên của hệ thống công nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ nhất cho đến tập đoàn hùng mạnh nhất, đều phải dựa vào các doanh nghiệp khác cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động của mình. Vận tải cung cấp các phương tiện nhằm di chuyển các nguyên vật liệu đó từ nơi có nguồn hàng tới doanh nghiệp, tại đó nguyên vật liệu được sử dụng để chuyển đổi thành sản phẩm và giao thông vận tải, một lần nữa lại làm công việc cung cấp hệ thống phân phối vật chất cho sản phẩm. Như vậy, giao thông vận tải, sự di chuyển của nguyên vật liệu vào trong doanh nghiệp và việc phân phối thành phẩm từ doanh nghiệp ra thị trường đã tạo một vòng tuần hoàn trong hoạt động của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của vận tải, trên cơ sở là một yếu tố của logistics, được biết đến vào những năm 70, khi thế giới rơi vào cuộc khủng hoảng nhiên liệu trầm trọng. Cuộc khủng hoảng này đẫ khiến cho người tiêu dùng phải mua nhiên liệu với giá cao hơn rất nhiều và điều này đã làm cho chi phí kinh doanh cũng tăng lên đáng kể. Chi phí tăng cao đe doạ nghiêm trọng tới các doanh nghiệp hoạt động trong ngành vận tải vì chi phí tăng lên sẽ dẫn tới phí vận tải tăng theo và điều này hiển nhiên sẽ làm cho giá hàng hoá trên thị trường tăng lên. Một doanh nghiệp hiếm khi thoả mãn nhu cầu về vận tải của mình bằng nội lực. Thay vào đó, kênh logistics này sẽ bao gồm nhiều công ty độc lập hoạt động nhằm mục đích chuyển nguyên vật liệu vào doanh nghiệp hay thanh phẩm ra khỏi doanh nghiệp. Các công ty độc lập thu lợi nhuận từ việc di chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm được gọi là các nhà trung gian chuyên nghiệp. Một kênh logistics có thể được tạo bởi một số nhà trung gian chuyên nghiệp, và sự thành bại của mỗi thành viên được quyết định bởi sự thành bại của toàn bộ kênh. Vận tải cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến vị trí của doanh nghiệp. Ví dụ, khả năng sẵn sàng vận chuyển bằng đường sắt hoặc đường bộ có thể cho phép doanh nghiệp lựa chọn xây dựng nhà máy ở nơi xa nguồn nguyên liệu. Hệ thống phân phối sản phẩm cũng có tác động tới việc lựa chọn vị trí của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có một kênh phân phối với chi phí được tối thiểu và các kênh logistics hiệu quả thì lựa chọn vị trí của doanh nghiệp sẽ không bị ảnh hưởng nhiều bởi thị trường mà doanh nghiệp phục vụ. Tóm lại, yếu tố logistics vận tải bao gồm cả doanh nghiệp, nhà cung cấp của doanh nghiệp, thị trường mà doanh nghiệp hướng tới, nhu cầu của doanh nghiệp và khả năng vận tải của các kênh logistics để có thể hội nhập vận tải với các yếu tố logistics khác. Kho bãi và các hoạt động liên quan tới nó đại diện cho một yếu tố logistics quan trọng và là sự nối kết cơ bản trong kênh logistics. Trong toàn bộ quá trình sản xuất, từ nguyên vật liệu nhập vào cho tới hàng thành phẩm đều cần phải có kho bãi. Không chỉ vấn đề di chuyển nguyên vật liệu và phân phối sản phẩm làm nảy sinh nhu cầu phải dự trữ. Các yêu cầu này có liên quan cơ bản tới nhu cầu ở bên trong doanh nghiệp mà đó là hệ quả của việc nhận thức được trách nhiệm của doanh nghiệp phải mở rộng ra khỏi điểm chuyển giao quyền sở hữu. Doanh nghiệp thực hiện nhu cầu lưu trữ nội bộ khi bán thành phẩm được dịch chuyển trong quá trình sản xuất để thành thành phẩm. Điều kiện này có thể thay đổi tuỳ vào mục tiêu ưu tiên của doanh nghiệp, ngày giao hàng bị hoãn lại, nguyên vật liệu bị thiếu hay một nguyên nhân nào đó. Yêu cầu phải tăng dự trữ bắt nguồn từ nhu cầu thiết lập các nhà kho để chứa phụ tùng thay thế phục vụ cho máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất Yêu cầu về dự trữ cũng có thể tăng lên khi sản phẩm bị hỏng cần phải sửa chữa. Doanh nghiệp hay có thể là nhà trung gian chuyên nghiệp phải dự trữ một kho bộ phận thay thế và sửa chữa nhằm đảm bảo khả năng cung cấp của mình. Việc xây dựng kho chứa là một yếu tố quan trọng ở mỗi bước của quá trình lưu kho và nó sẽ giúp đưa ra quyết định lưu trữ cái gì, lưu trữ bao nhiêu, và khi nào thì cần tới các sản phẩm lưu trữ này. Do đó, yêu cầu về lưu trữ là một nhân tố quan trọng khi quyết định loại và quy mô của các kho chứa. Phụ tùng thay thế và sửa chữa là một khoản đầu tư bằng tiền mặt nhằm bảo hiểm cho nhu cầu có thể phát sinh trong tương lai. Ví dụ, một nơi làm việc được thắp sáng bằng một bóng đèn đơn duy nhất. Tuy nhiên, chiếc bóng đèn này có thể bị hỏng bất cứ lúc nào và không có cách nào để biết chắc được khi nào thì nó hỏng. Giả dụ chi phí thay một cái bóng đèn là hết 20 nghìn đồng và phải đi mua bóng đèn ở một cửa hàng cách đó vài km. Thời gian tối thiểu dự tính để thay một cái bóng đèn là 2 giờ, trong đó có cả thời gian đi và về tới cửa hàng bán bóng đèn. Như vậy một cái bóng đèn hỏng sẽ làm mất ít nhất là 2 giờ không làm việc được nếu như không có bóng đèn dự trữ. Cho nên nếu ngày hôm nay ta bỏ thêm ra 20 nghìn đồng để mua thêm một cái bóng đèn thì ta sẽ giảm được thời gian bị mất do một sự cố gây nên, khi đó thời gian mất đi chỉ tính bằng phút chứ không phải bằng giờ. Ví dụ này đã cho thấy hiệu quả về mặt chi phí cũng như công việc khi chi tiêu vào ngày hôm nay để bảo đảm tránh được sự cố có thể xảy ra trong tương lai. Phụ tùng thay thế và sửa chữa, với sự trợ giúp của kho bãi, là một yếu tố quan trọng của hỗ trợ logistics tích hợp. Phụ tùng thay thế và sửa chữa thường được sử dụng nhằm hỗ trợ cho hoạt động phân phối sản phẩm như là một dịch vụ sau bán, ngoài ra nó còn có vai trò to lớn trong việc hỗ trợ các trang thiết bị của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất. Đào tạo nhân lực có thể được coi là yếu tố đòi hỏi chi phí lớn nhất trong hỗ trợ logistics tích hợp. Doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm phức tạp, có hàm lượng khoa học kỹ thuật cao hay các sản phẩm mang tính nghệ thuật đều đòi hỏi lực lượng lao động của mình phải được đào tạo kỹ lưỡng để có kiến thức chuyên môn và có tay nghề cao. Chương trình đào tạo phải được thiết kế đặc biệt và phát triển phù hợp với sản phẩm được sản xuất ra, với các tài liệu kỹ thuật được áp dụng trong quá trình sản xuất, với các hướng dẫn bảo dưỡng và các thiết bị hỗ trợ và kiểm tra. Việc đào tạo phải được lên kế hoạch sao cho có đủ số lượng nhân viên vận hành cũng như nhân viên kỹ thuật để hỗ trợ cho sản phẩm (nhằm đảm bảo có đủ số lượng, đúng chủng loại, đúng nơi, đúng lúc). Việc tuyển chọn nhân lực kỹ càng, cùng với chương trình đào tạo hiệu quả được thiết kế đặc biệt và liên kết với tổng thể các hoạt động logistics phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp sẽ giúp giảm thiểu chi phí cho yếu tố logistics này. Tài liệu kỹ thuật rất cần thiết trong việc hỗ trợ cho sản phẩm có hiệu quả. Tài liệu kỹ thuật phải được biên tập sao cho phù hợp với khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới. Ví dụ như một tài liệu kỹ thuật (cũng như văn phong sử dụng trong tài liệu kỹ thuật đó) sẽ khác khi nó được thiết kế để hỗ trợ cho một thiết bị phục vụ cho phòng Nghiên cứu và phát triển của một trường Đại học so với khi nó được sử dụng để hỗ trợ cho việc lắp đặt tại hộ gia đình. Tài liệu kỹ thuật phải cung cấp các thông tin cần thiết để lắp đặt, các hướng dẫn lắp đặt và hướng dẫn vận hành. Ngoài ra còn có những tài liệu kỹ thuật khác cung cấp thông tin về bảo dưỡng, danh sách các bộ phận tháo rời và thay thế, cách sử dụng thiết bị hỗ trợ và kiểm tra. Tài liệu kỹ thuật phải tương thích (liên kết với các yếu tố logistics khác) và phải được so sánh với sản phẩm thực tế để đảm bảo độ chính xác và đầy đủ của tài liệu. Máy móc và thiết bị, bất kể là một phần của quá trình sản xuất hay là một sản phẩm được doanh nghiệp phân phối, đều đòi hỏi phải được sửa chữa, bảo dưỡng và chỉnh sửa định kỳ. Những hoạt động này sẽ đễ dàng hơn nhiều nếu như sử dụng các loại thiết bị hỗ trợ và kiểm tra. Thiết bị hỗ trợ và kiểm tra cần phải được lựa chọn hoặc thiết kế đặc biệt để có thể đáp ứng được bất kỳ yêu cầu cụ thể nào đó, để phù hợp với môi trường hoạt động của sản phẩm và khả năng con người có thể vận hành và bảo dưỡng. Các thiết bị hỗ trợ và kiểm tra bị tách rời nhau có thể phức tạp hơn các thiết bị đồng bộ, do đó, nó cần có sự hỗ trợ thêm của logistics. Logistics trong các thiết bị hỗ trợ và kiểm tra được thể hiện thông qua quyết định: cần cái gì, số lượng bao nhiêu và khi nào cần tới. Các nguồn lực logistics trọn gói sẽ vẫn chưa trọn vẹn nếu như không có yếu tố nhà xưởng hỗ trợ cho các yếu tố logistics khác. Một nhà xưởng phục vụ cho hoạt động logistics đòi hỏi phải được xây dựng mới hoặc phải thay đổi kết cấu xây dựng hiện tại để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của logistics. Nhà xưởng để hoạt động logistics bao gồm: Một nhà xưởng tại nơi nhà cung cấp để lưu kho nguyên vật liệu trước khi chúng được chuyển tới doanh nghiệp, Một nhà xưởng tại doanh nghiệp để lưu kho nguyên vật liệu nhập vào cho đến khi cần để sản xuất, Một nhà xưởng để lưu kho hàng thành phẩm trước khi đem ra phân phối trên thị trường, Một nhà xưởng làm công tác bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị sử dụng trong quá trình sản xuất, Một nhà xưởng để bảo dưỡng và sửa chữa sản phẩm sau khi được chuyển giao quyền sở hữu. Yêu cầu đối với nhà xưởng là do doanh nghiệp hoặc nhà trung gian chuyên nghiệp đưa ra. Các hoạt động logistics gồm việc quyết định quy mô của nhà xưởng, lựa chọn vị trí thuận lợi và liên kết nhà xưởng với các yếu tố logistics khác. Các yếu tố logistics kể trên không thể phản ánh hết được hoạt động tổng thể trong lĩnh vực logisitcs, vì khi áp dụng một yếu tố logistics cụ thể thì còn cần phải thực hiện thêm nhiều công việc khác. Tuỳ vào mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp trong từng thời kỳ mà có thể áp dụng các yếu tố logistics khác nhau với mức độ liên kết của các yếu tố đó cũng khác nhau. Quản trị logistics không chỉ đơn giản là việc thiết lập nên một hệ thống và làm cho hệ thống đó hoạt động, bởi vì con người không thể lường trước được có những nguy cơ gì có thể xảy ra và không phải nhà quản trị logistics có thể giải quyết được tất cả mọi vướng mắc phát sinh. Quản trị logistics là quá trình áp dụng và phát triển một phương pháp nhằm đảm bảo đạt được hiệu quả với chi phí tối thiểu khi thực hiện các mục tiêu logisitcs. Mục tiêu của logistics, như đã đề cập ở phần trên, là khả năng đem đúng sản phẩm, đúng số lượng tới đúng nơi cần vào đúng lúc. Việc áp dụng các nguyên tắc của quản trị logistics thường xuyên là một sự thoả hiệp giữa các lợi ích đối nghịch nhau trong doanh nghiệp. Ví dụ như vấn đề đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất. Người mua nguyên vật liệu sẽ ngay lập tức nhận ra lý thuyết về lợi thế tăng theo quy mô và sẽ muốn mua với khối lượng lớn để giảm giá thành trên mỗi đơn vị nguyên liệu. Tuy nhiên, điều này có thể sẽ có mâu thuẫn với chính sách quản lý kho bãi của doanh nghiệp vì nếu dự trữ nhiều nguyên liệu như vậy thì sẽ làm phát sinh chi phí lớn cho hoạt động lưu kho. Quản trị logistics có trách nhiệm phải giải quyết những mâu thuẫn như vậy để doanh nghiệp vừa đạt được hiệu qủa mà chỉ phải bỏ ra chi phí ít nhất. Quản trị logistics có vị trí rất quan trọng là vậy nhưng cũng lại rất khó khăn để thực hiện. Đó là vì mỗi một mắt xích thực hiện một khâu của toàn bộ hoạt động logistics có thể là những công ty khác nhau. Để liên kết các công ty độc lập với nhau vào thành một chuỗi không phải là chuyện dễ vì mỗi công ty hoạt động vì lợi ích riêng của mình, mà lợi ích chung tối thượng của toàn bộ hệ thống chưa chắc đã là lợi ích tối thượng của một mắt xích cụ thể. Do vậy, nó đòi hỏi nhà quản trị logistics phải biết kết hợp các yếu tố logistics lại với nhau để tạo ra hiệu quả cho toàn bộ các mắt xích của hệ thống. Nhà quản trị logistics có vai trò và trách nhiệm rất lớn. Bởi vì người đó vừa phải có kiến thức chuyên môn lại vừa phải hiểu biết rộng. Ở khía cạnh thứ nhất, nhà quản trị logistics phải hiểu biết về các mức cước vận tải, phân tích lưu kho, tình hình kho bãi, vấn đề sản xuất, mua hàng và cả các quy định về vận tải. Ở khía cạnh thứ hai, nhà quản trị logistics phải hiểu biết về mối quan hệ giữa tất cả các chức năng của logistics. Thêm vào đó, anh ta phải liên kết được hoạt động logistics với các hoạt động khác trong doanh nghiệp cũng như với nhà cung cấp và khách hàng. Điều quan trọng là nhà quản trị logistics phải biết nghĩ tới toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Người đó không chỉ nghĩ tới luồng nguyên liệu trong doanh nghiệp mình mà suy nghĩ của người đó phải bao quát từ lúc lấy hàng của nhà cung cấp tới lúc giao hàng cho khách hàng. Tư duy đó phải bao gồm cả đối thủ cạnh tranh, thị trường tiềm năng... Nói ngắn gọn, nhà quản trị logistics phải có tư duy lớn. Cho dù ở cấp độ quản trị nào thì một nhà quản trị logistics cũng phải quan tâm tới vấn đề lợi nhuận. Logistics có thể làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp bằng cách điều hành hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả, và việc này sẽ làm giảm chi phí. Thêm vào đó, bằng các dịch vụ cung cấp cho khách hàng, logistics còn có thể làm tăng doanh thu và điều này đồng nghĩa với tăng lợi nhuận. Và lợi nhuận có nguồn gốc từ hoạt động logistics thực sự là một khoản rất lớn. Từ phân tích trên, có thể thấy mỗi quyết định của nhà quản trị logistics có ảnh hưởng trực tiếp tới mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ vấn đề chi phí tới lợi nhuận, từ nhà cung cấp tới khách hàng. Vì vậy, nhà quản trị logistics là tâm điểm của mọi hoạt động logistics và người đó phải nỗ lực để đạt được mục tiêu thiết lập nên các nguồn lực logistics trọn gói một cách hài hoà và thống nhất. Động cơ thúc đẩy việc tiếp cận với hoạt động logistics, như đã đề cập ở phần trước, là nhằm tìm kiếm các biện pháp cắt giảm chi phí. Để đạt được mục tiêu này, hệ thống quản trị logistics tập trung vào một số khía cạnh chính sau: Phân tích tổng chi phí Phân tích tổng chi phí lần đầu tiên được áp dụng trong kinh tế học logistics vào giữa những năm 50 với mục đích nhằm đánh giá chi phí của các vấn đề logistics. Tổng chi phí là tất cả các chi phí có liên quan đến một nhiệm vụ trong chuỗi logistics - từ những ý tưởng đầu tiên trong pha thâm nhập thị trường cho đến hết một vòng đời sản phẩm - và tổng chi phí còn được gọi với một cái tên khác là chi phí cho một vòng đời sản phẩm. Do đó, tư duy về tổng chi phí là nhằm thâu tóm toàn bộ các vấn đề liên quan đến vòng đời một sản phẩm tới cùng một mẫu số chung là số tiền phải bỏ ra cho sản phẩm đó. Tiếp cận doanh nghiệp Nếu nhà quản trị coi doanh nghiệp là đầu mối liên kết tất cả các chức năng trong doanh nghiệp với nhau thì khi đó anh ta đã coi doanh nghiệp là một hệ thống. Các khía cạnh khác nhau trong doanh nghiệp được liên kết bởi các nguồn lực và phụ thuộc vào nhau để tồn tại. Một khi đã coi doanh nghiệp là một hệ thống thì cần phải có nhận thức về môi trường doanh nghiệp hoạt động. Doanh nghiệp không chỉ lấy các nguồn lực (nguyên liệu) từ môi trường đó mà nó còn đóng góp vào môi trường đó thông qua việc phân phối các thành phẩm. Vì vậy định hướng về hệ thống là điểm căn bản trong việc tiếp cận doanh nghiệp. Khi xem xét trong hoạt động logistics, từ "hệ thống" dùng để chỉ việc nhóm các yếu tố hay các hoạt động logistics có liên quan với nhau để đạt được mục đích nào đó. Việc coi các hoạt động logistics là một hệ thống sẽ giúp cho nhà quản trị logistics không bị mất phương hướng trong việc thấy được sự hài hoà và thống nhất giữa các yếu tố logistics. Dịch vụ khách hàng Tư duy về logistics tích hợp trong những năm trước đã không chỉ nhấn mạnh về vấn đề chi phí mà còn nhấn mạnh tới các dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Sự chuyển đổi này đã có tác động tới cách tiếp cận thực tiễn hơn về các hoạt động logistics và mối liên hệ qua lại với hoạt động sản xuất và marketing. Các hệ thống logistics khác nhau nhằm đáp ứng các cấp độ hỗ trợ và cung ứng nguồn lực khác nhau bây giờ có thể được phát triển để hỗ trợ cho các kế hoạch sản xuất và marketing đa dạng. Quản trị logistics được giao trọng trách phát triển và triển khai một hệ thống logistics có khả năng đạt được mức độ dịch vụ khách hàng yêu cầu với chi phí thấp nhất có thể. Các kênh phân phối Nhận thức ngày càng tăng về logistics là một hoạt động liên kết kéo theo nhận thức ngày càng tăng về tầm quan trọng của các cách bố trí kênh phân phối trong hệ thống logistics. Những chi phí logistics không cần thiết hay dịch vụ khách hàng yếu kém có thể xảy ra khi một doanh nghiệp tham gia vào mạng lưới kênh phân phối. Các phân tích trước đây về kênh phân phối đề cao vai trò của vị trí. Một doanh nghiệp nên ở gần nguồn nguyên liệu hoặc ở một nơi có đường giao thông xuyên suốt từ nơi có nguồn nguyên liệu tới doanh nghiệp. Ngược lại, khả năng sẵn sàng vận chuyển nguyên liệu tới doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp có thể có sự lựa chọn thay thế là xây dựng nhà xưởng ở gần thị trường tiêu thụ. Việc quá nhấn mạnh vào tầm quan trọng của địa điểm này đã làm xao nhãng vấn đề thời gian trong hệ thống logistics. Hoạt động phân tích về các kênh phân phối và hệ thống logistics ngày càng được chú ý hơn khi người ta nhận thấy các hoạt động logistics và trách nhiệm của doanh nghiệp vẫn tiếp diễn ngay cả khi đã vượt qua điểm chuyển giao quyền sở hữu. Vì vậy, thành tựu lớn nhất trong hoạt động nghiên cứu về kênh phân phối chính là sự liên kết giữa thời gian và địa điểm. Cách tiếp cận này đưa ra một cái nhìn tổng quan hơn về logistics bằng cách quan tâm tới sự liên kết giữa một lực lượng hữu hình với một lực lượng vô hình./.