Quản trị hậu cần là một bộ phận của quản trị chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình hoạch định, thực thi và kiểm soát một cách quả dòng lưu chuyển và dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phầm, thành phẩm và dòng thông tin từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu dùng với mục tiêu thỏa mãn đúng yêu cầu và đòi hỏi của khách hàng.
Thông qua định nghĩa về hậu cần thì rõ ràng bản chất của hậu cần là dịch vụ khách hàng là quá trình cung cấp các giá trị gia tăng cho khách hàng trong hệ thống kênh cung cấp nguyên vật liệu đầu vào và kênh phân phối hàng hóa với hiệu quả chi phí cao nhât.
Trong bối cảnh của hoạt động Thương mại điện tử e-logistics có thể được định nghĩa là quá trình hoạch định chiến lược, thiết kế và thực thi tất cả các yếu tố cần thiết của hệ thống, quy trình, cơ cấu tổ chức và tác nghiệp hậu cần để hiện thực hóa và vật chất hóa cho hoạt động Thương mại điện tử.
Các hoạt động hậu cần có nhiệm vụ kết nối một cách có hiệu quả các thành viên trong chuỗi cung ứng từ đó mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng và các thành viên. Nhiệm vụ kết nối của hậu cần được thể hiện qua việc vận hành trôi chảy và nhịp nhàng của 3 dòng sau:
Dòng sản phẩm: con đường dịch chuyển của hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp tới khách hàng đảm bảo đúng và đủ về số lượng và chất lượng.
Dòng thông tin: dòng giao và nhận của các đơn đặt hàng, theo dõi quá trình dịch chuyển và chứng từ giữa người gửi và người nhận.
Dòng tiền tệ: thể hiện sự thanh toán của khách hàng đối với nhà cung cấp, thể hiện hiệu quả kinh doanh.
Quản trị hậu cần được ghi nhận là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận và lợi thế cạnh tranh trong doanh nghiệp. Trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp hậu cần đầu vào và hậu cần đầu ra cùng với quản trị tác nghiệp, marketing và dịch vụ là những hoạt động chủ chốt tạo nên giá trị cho khách hàng và doanh thu cho doanh nghiệp.
Qua đó có thể nhận thấy tác động mạnh mẽ của Thương mại điện tử tới logictics kinh doanh trên nhiều mặt như:
Tính thông tin
Tiếp cận: Thông tin trong môi trường Thương mại điện tử được cập nhập tự động, thường xuyên, liên tục chính xác do đó hoạt động logistics găn liền với tmdt cũng phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục, chính xác, số xóa, dễ dàng truy cập sử lý để đảm bảo chúng có thể ăn khớp với nhau.
Chất lượng: Chất lượng thông tin giúp nhà quản trị kiểm soát hàng hóa, dịch vụ của mình trong quá trình vận chuyển, giao nhận và có kế hoạch cho sản xuất, cung ứng, đặt hàng. Hoạt động Thương mại điện tử có tính biến động thông tin liên tục và cần độ chính xác, đầy đủ, đúng lúc do đó chất lượng thông tin trong logistics Thương mại điện tử cũng cần đáp ứng các yêu cầu này để hoạt động Thương mại điện tử được diễn ra thông suốt và đảm bảo sự vận hành ổn định
Linh hoạt: Thông tin cần được cập nhập và truy xuất, sử lý mọi lúc mọi nơi và có sự liên kết, tương tác với các bộ phận liên quan đến quá trình của hoạt động logistics để chúng co thể vận hành bởi đó là một tổng thể trong quá trình hoạt động của hoạt động logistics như thông tin hành trình của xe hàng cần được cập nhập chính xác để có kế hoạch kho bãi và bốc dỡ hay đảm bảo sự an toàn của hàng hóa.
Tính tương tác
Giao tiếp đa chiếu: Một hệ thống logistics hiện đại trong môi trường tmdt là cần thiết và là đòi hỏi tất yếu của thời đại hiện nay. Hệ thống logistic hiện đại bao gồm khả năng giao tiếp đa chiều và liên kết với các tác nhân bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thực hiện các chức của mình. Hoạt động logistic gắn liền với hoạt động kho vận, sản xuất, phân phối, tiếp nhận hàng hóa, bốc dỡ do đó các bộ phận liên quan đến các trình trên đều có sự tương tác với nhau sao cho quá trình được diễn ra liên tục và thông suốt. Xét ở tầm vi mô, trước đây các công ty thường coi logistics như một bộ phận hợp thành các chức năng marketing và sản xuất. Marketing coi logistics là việc phân phối vật lý hàng hóa. Cơ sở cho quan niệm này là hoạt động dự trữ thành phẩm hoặc cung cấp các yếu tố đầu vào do logistics đảm nhiệm cũng là nhiệm vụ của biến số phân phối (Place) trong marketing – mix và được gọi là phân phối vận động vật lý còn với sản xuất coi logistics là việc lựa chọn địa điểm xây dựng nhà máy, chọn nguồn cung ứng tốt và phân phối hàng hóa thuận tiện…Bởi lẽ các hoạt động này ảnh hưởng và liên quan chặt chẽ đến thời gian điều hành sản xuất, kế họach sản xuất, khả năng cung cấp nguyên vật liệu, tính thời vụ của sản xuất, chi phí sản xuất, thậm chí ngay cả vấn đề bao bì đóng gói sản phẩm trong sản xuất công nghiệp hiện đại.
Khả năng hợp tác
Logistics là công cụ liên kết các hoạt động kinh tế trong một quốc gia và toàn cầu qua việc cung cấp nguyên liệu, sản xuất, lưu thông phân phối, mở rộng thị trường và các dịch vụ gia tăng khác. Hệ thống logistics hiện đại đã giúp các hãng làm chủ được toàn bộ năng lực cung ứng của mình qua việc liên kết hợp tác giữa các hoạt động cung cấp, sản xuất, lưu thông, phân phối kịp thời chính xác. Nhờ đó mà đáp ứng được những cơ hội kinh doanh trong phạm vi toàn cầu. Do đó hợp tác giữa nhà sản xuất, cung ứng, doanh nghiệp thương mại và công ty logistics là yêu tố quyết định dẫn đến thành công của doanh nghiệp.
Tính cá nhân hóa
Nhu cầu khách hàng: cần có một sự phân biệt rõ ràng giữa khách hàng và những người tiêu dùng các dịch vụ và sản phẩm của công ty. Người tiêu dùng (consummer) là người tham gia cuối cùng trong chuỗi hoạt động của ngành logistics, họ sử dụng hàng hóa và dịch vụ cho mục đích tiêu dùng lần cuối sản phẩm. Khách hàng (customer) là người trực tiếp mua sản phẩm từ các công ty, do đó có thể không phải là người tiêu dùng cuối cùng trong chuỗi hoạt động của ngành. Doanh nghiệp logistics có thể không cần biết ai là người tiêu dùng cuối cùng, nhưng cần phải luôn giữ mối quan hệ tốt với khách hàng mua sản phẩm của mình bởi họ chính là người trực tiếp sử dụng dịch vụ logistics mà doanh nghiệp cung cấp. Như vậy, đối với một nhà sản xuất thì khách hàng có thể là nhà sản xuất khác; là một đại lý bán buôn, một nhà phân phối, một đại lý bán lẻ hoặc một công ty bán hàng qua mạng, thậm chí là người tiêu dùng cuối cùng. Một nhà bán buôn hoặc một nhà phân phối có khách hàng là nhà sản xuất, người tập hợp hàng hóa từ nhà bán buôn, nhà phân phối khác, đại lý bán lẻ, hoặc công ty đặt hàng qua mạng. Đối với đại lý bán lẻ hoặc công ty bán hàng qua mạng, khách hàng hầu hết luôn là người tiêu dùng cuối cùng. Trông môi trường tmdt khách hàng đối tượng của các công ty logistics có thể là cá nhân hoặc các tổ chức mua hàng qua mạng do đó nhu cầu của khách hàng cũng rất đa dạng và phong phú, phức tạp.
Chất lượng dịch vụ: Chất lượng dịch vụ khách hàng được đánh giá qua các chỉ tiêu chủ yếu sau
A1. Tần số thiếu hàng (Stockout Frequency). Cho biết số làn thiếu bán hàng hóa trong một đơn vị thời gian
A2. Tỷ lệ đầy đủ hàng hóa (Fill Rate): Thể hiện qua tỷ lệ phần trăm hàng hóa thiếu bán trong một đơn vị thời gian hoặc một đơn hàng
A3. Tỷ lệ hoàn thành các đơn hàng (Orders shipped complete): Cho biết số đơn hàng hòa thành trên tổng số đơn hàng ký kết trong một đơn vị thời gian, thường là một năm hoặc một quý.
A4. Tốc độ cung ứng (Speed): Khỏang thời gian thực hiện một đơn đặt hàng tính từ khi khách hàng trao đơn đặt hàng đến khi khách hàng nhận đơn hàng. (Lead time)
A5. Độ ổn định thời gian đặt hàng(Consistency): Dao động thời gian của khoảng thời gian đặt hàng bình quân.
A6. Tính linh hoạt (Flexibility): Cho biết khả năng thích nghi với các nhu cầu dịch vụ khách hàng đặc biệt và sự thay đổi của khách hàng
A7. Khả năng sửa chữa các sai lệch (Malfuntion Recovery): Mức độ tiếp thu và sửa chỉnh những sai sót tác nghiệp với khách hàng một cách nhanh chóng và hiêu quả.
A8. Độ tin cậy dịch vụ (Reliability): Sự tin tưởng, uy tín của dịch vụ khách hàng và doanh nghiệp đối với khách hàng
Trong môi trường Thương mại điện tử thì các yêu tố xác chất lượng dịch trên luôn có yêu cầu cao hơn so với hoạt động logistics trong các môi trường khác do tính chất của hoạt động tmdt luôn diễn ra liên tục, thông tin luôn cập nhập, uy tín cần được đảm bảo, các đối tượng khách hàng phức tạp và đa dạng với nhiều yêu cầu khác nhau, nhiều mặt hàng khác nhau, phạm vi kinh doanh rộng lớn trên toàn quốc hay quốc tế.
Yếu tố đầu tiên tác động đến hậu cần kinh doanh là khách hàng. Trong môi trường kinh doanh rộng lớn và khắc nghiệt hơn, với những đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng về dịch vụ, tốc độ và mức cá nhân hóa, thì khả năng đáp ứng đơn hàng trở thành một trong những yếu tố tạo sự khác biệt trên thị trường. Hiêu ứng mạng khiến các doanh nghiệp phải chú ý nhiều hơn tới nhu cầu khách hàng, đảm bảo về sự thuận tiện, thời gian và chất lượng dịch vụ khách hàng.
Cùng với sự bùng nổ của thương mại điện tử, dịch vụ logistics giữ vai trò quan trọng trong dây chuyền thương mại từ người bán đến người mua với quy trình hoàn tất đơn hàng, bao gồm các khâu đóng gói, vận chuyển, thu tiền và thậm chí chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Điều này cho thấy giữa thương mại điện tử và logistics đang có mối liên kết chặt chẽ và tương trợ đắc lực cho nhau. Trong khi đó, điều đáng nói là cùng với sự phát triển thương mại điện tử thì dịch vụ logistics cũng phải tăng trưởng tương ứng để kịp thời vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua, nhưng thực tế hiện nay, thị trường chủ yếu là các đơn vị giao nhận, chuyển phát… trong nước có quy mô nhỏ, chưa thể đáp ứng nhu cầu của thị trường. Mặt khác, những doanh nghiệp có quy mô lớn, có đầu tư công nghệ hiện đại với mạng lưới phủ kín khắp các tỉnh, thành trên cả nước, vẫn còn khá khiêm tốn. Do đó, giải pháp đặt ra yêu cầu có sự cải tạo, phát triển hạ tầng logistics như: Cải thiện hạ tầng dịch vụ chuyển phát và logistics cho thương mại điện tử, ứng dụng các công nghệ mới trong hoạt động logistics; khuyến khích thí điểm và triển khai ứng dụng các phương tiện giao thông mới hỗ trợ việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa trong thương mại điện tử; khuyến khích các giải pháp tổng thể liên kết doanh nghiệp hậu cần từ chặng đầu tới chặng cuối; nghiên cứu bài bản các giải pháp cho chuyển phát xuyên biên giới, logistics trong đô thị;… Đồng thời các doanh nghiệp chuyển phát cũng cần chủ động bắt tay với các doanh nghiệp thương mại điện tử, xác định thị phần Thương mại điện tử sẽ chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong hoạt động của doanh nghiệp.
Vì vậy, để hoàn thiện và phát triển dịch vụ logostics trong thời gian tới, cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:
Thứ nhất, hoàn thiện khung pháp lý, hệ thống chính sách. Hiện nay, khái niệm về logistics rất rộng, bao trùm nhiều khía cạnh phải có một hành lang pháp luật đầy đủ, chặt chẽ mới tạo điều kiện cho dịch vụ logistics phát triển tốt. Theo đó, phải sửa đổi, bổ sung kịp thời các nội dung về logistics trong Luật Thương mại; rà soát các cam kết quốc tế về logistics trong WTO và hiệp định thương mại tự do để có cơ chế chính sách đảm bảo phát triển logistics nhanh, bền vững; điều chỉnh lại khái niệm về dịch vụ logistics cho chính xác, phù hợp…
Thứ hai, nâng cao năng lực cơ sở hạ tầng. Theo đó, cần hoàn thiện quy hoạch chi tiết phát triển hạ tầng logistics bao gồm kết cấu hạ tầng giao thông vận tải phù hợp với các quy hoạch về sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, xuất nhập khẩu, chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của các địa phương; huy động nguồn lực đầu tư vào hạ tầng logistics.
Thứ ba, nâng cao năng lực doanh nghiệp và chất lượng dịch vụ thông qua việc thu hút đầu tư trong và ngoài nước phát triển logistics; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, vận hành, đào tạo chuỗi cung ứng logistics; tích hợp sâu các dịch vụ logistics với các ngành sản xuất, xuất nhập khẩu, lưu thông hàng hóa trong nước.
Sự chuyên biệt hóa dịch vụ logistics cho thương mại điện tử đang là xu hướng chung của toàn cầu. Vì vậy, các nhà cung cấp dịch vụ của Việt Nam cần xây dựng một chiến lược phát triển phù hợp để thương mại điện tử ngày càng phát triển tương xứng với tiềm năng của mình.
Hiện nay, dịch vụ logistics đã và đang đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của thương mại điện tử và nền kinh tế Việt Nam. Với hàng chục triệu người tham gia mua sắm trực tuyến, Việt Nam là quốc gia có tỷ lệ người dân mua sắm thương mại điện tử cao nhất Đông Nam Á, điều đó cho thấy nhu cầu giao hàng của ngành Thương mại điện tử luôn luôn cần thiết, nhất là trong thời đại ngày nay, thì nhu cầu mua sắm trực tuyến của mọi người càng ngày càng gia tăng. Điều đó khẳng định tầm quan trọng của dịch logistics trong thương mại điện tử và đòi hỏi cần có một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh hơn để đáp ứng nhu cầu điều chỉnh lĩnh vực này.
Theo đó, các doanh nghiệp chuyển phát cần chú trọng tới việc hiện đại hóa quản lý, trang thiết bị; đặc biệt phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường liên kết với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực cũng như với các doanh nghiệp logistics. Đồng thời, cần chủ động bắt tay với các doanh nghiệp thương mại điện tử, xác định thị phần thương mại điện tử sẽ chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong hoạt động của doanh nghiệp./.